○美波町住民基本台帳ネットワークシステム本人確認情報管理要綱
令和5年4月6日
告示第14号
(趣旨)
第1条 この告示は、美波町住民基本台帳ネットワークシステム管理運営規程(平成18年美波町訓令第5号。以下「システム管理運営規程」という。)第18条から第24条に定める、住民基本台帳ネットワークシステム(以下「住基ネット」という。)の情報資産のうち、本人確認情報、当該本人確認情報が記録されたサーバに係る帳票及び個人番号カード等の管理方法について必要な事項を定める。
(本人確認情報管理責任者)
第2条 本人確認情報管理責任者(以下「管理者」という。)は、住民生活課長をもって充てる。
2 管理者は、本人確認情報を取り扱うことができる者を指定するとともに、当該本人確認情報の漏えい、滅失及び毀損の防止その他の当該本人確認情報の適切な管理のための必要な措置を講じなければならない。
3 管理者は、本人確認情報の記録されたサーバに係る帳票及び個人番号カード等の管理方法を定めるものとする。
(本人確認情報管理方法)
第3条 管理者は、当該情報資産の管理方法を定めるものとする。
2 管理者は、住基ネットのオペレーション計画を定めるものとする。
3 管理者は、不正アクセス又は不正アクセスのおそれがあり、本人確認情報の漏えいや毀損等の被害を受けるおそれがある場合には、本人確認情報の保護を第一優先とし、ネットワークの遮断等の対応の判断を行うとともに、できるだけ速やかに改善措置を講ずるものとする。
(1) 統合端末の画面情報に関する留意項目
ア ディスプレイを、来庁者等に画面を見られることがないよう設置すること。
イ ディスプレイに、斜視防止フィルタを適用する等ののぞき見防止措置を行うこと。また、タッチパネルを利用した入力に関しては、タッチパネル画面からも本人確認情報等が第三者から確認できないように配慮を施すこと。
ウ 画面を長時間表示させないようスクリーンセーバの起動までの時間を適宜設定し、解除にパスワードの入力が要求されるよう設定すること。
(2) 本人確認情報の入力、削除及び訂正時の留意項目
ア 入力、削除及び訂正を行った者以外の者が、入力、削除及び訂正した内容を確認すること。
イ 本人確認情報の入力、削除及び訂正から確認に至るまでを2名の担当者にて行うこと。
ウ 入力、削除及び訂正に用いた帳票等は、シュレッダー等で廃棄すること。また、帳票の内容によっては、本人確認情報変更管理簿に記載し、施錠可能な書庫等に施錠保管する。
エ 訂正は、管理者の許可を得てから行い、訂正した内容の記録を1年間、施錠可能な書庫等に施錠保管すること。
オ 本人確認情報をメモに書き込む又は端末にテキスト文書として保存したりしないこと。
カ 本人確認情報の入力、削除又は訂正を行った際、実施月日、実施者、処理内容の記録を残しておくこと。
(3) 本人確認情報の検索、抽出時の留意項目
ア 業務上必要の無い検索は行わないこと。
イ 事前に、検索・抽出条件を明確にすること。
ウ 検索・抽出の結果によってディスプレイ上に表示された本人確認情報について、画面のハードコピーを取らないこと。ただし、必要があってハードコピーを取る場合は、事前に管理者の承認を得て、その記録を残すこと。
エ 本人確認情報の入出力を行う際に可搬性のある記録媒体を一時的に使用するときは、必ず住基ネット専用の記録媒体を用いるとともに、接続前にウイルスチェックを行った後に接続すること。
オ 一時的に使用した記録媒体に存在する本人確認情報は、必ず削除等を行うこと。
(4) 離席時には、業務アプリケーションを必ずログオフ状態にさせることに留意する。
(5) 大量に本人確認情報を出力する場合の留意項目
ア 大量に本人確認情報を出力することは実施しないこと。ただし、必要があって、大量に本人確認情報を出力する場合は、事前に管理者の決裁・承認を得て、その記録を残すこと。
イ 大量を定義する印刷物等の量は20名以上とする。
(6) 統合端末の配置及び状況把握
ア 管理者から目視することができる位置に統合端末を配置すること。
イ 管理者は、統合端末の利用状況を目視等により確認すること。
(本人確認情報管理の実施状況確認)
第5条 管理者は、月に1回以上、本人確認情報の管理実施状況を次の項目について確認し、その結果を記録しておくこととする。
(2) 操作ログに、業務上必要の無い操作履歴が残っていないこと。
(3) 業務上必要のない検索又は抽出が行われていないことについて、担当者へのヒアリングにより確認していること。
(帳票の管理方法)
第6条 本人確認情報の記録されたサーバに係る帳票のうち管理対象とする帳票は、次の各号に掲げる項目とする。
(1) 広域交付住民票
(2) 転出証明確認書
(3) 転入通知確認書
(4) 住民票コード通知票
(5) 住民票コード変更通知票
(6) 住民票の写しの広域交付・転入出(住基カード)処理件数一覧表
(7) 住民票コード要求・付番処理件数一覧表
(8) 本人確認情報更新処理件数一覧表
(9) 本人確認情報整合結果リスト
(10) 本人確認情報リスト
(11) 住民票の写しの広域交付・転入出(住基カード)処理件数年合計一覧表
(12) 住民票コード要求・付番処理件数年合計一覧表
(13) 本人確認情報更新処理件数年合計一覧表
(14) 戸籍附票記載事項通知処理件数一覧表
2 管理者は、次の各号に掲げる項目を記録するための帳票管理簿を作成し、帳票の出力、保管、廃棄等を行う際、職員に必要項目を記録させる。ただし、住民からの申請書に基づき、住民に交付する部数のみを印刷する場合は、住民からの申請書が管理対象であるため、当該帳票は管理対象外とする。
(1) 帳票の内容(数量及び内訳)
(2) 出力年月日
(3) 出力する職員の氏名及び所属部署名
(4) 使用理由
(5) 出力に関する管理者の承認
(6) 使用の際の注意項目
(7) 保管場所
(8) 保管期間
(9) 廃棄年月日
(10) 廃棄する職員の氏名及び所属部署名
(11) 廃棄理由
(12) 廃棄に関する管理者の承認
(13) 廃棄方法
3 職員は、帳票出力時に次のことに留意する。
(1) 出力装置を、来庁者等に出力帳票を見られないように設置する。
(2) 帳票を出力した際、出力装置上に放置せず、速やかに回収する。
(3) 出力装置を適時確認し、帳票が放置されている場合は次の措置を行う。
ア 出力した職員を特定して注意する。
イ 長時間放置されたものは廃棄をする。
4 職員は、帳票を保管する際、次の項目に留意する。
(1) 施錠可能な書庫等に保管し、権限のない者が閲覧等できないようにすること。
鍵は管理者が管理する。
(2) 帳簿管理簿についても前号と同様とする。
5 職員は、帳票を廃棄する際、次の項目に留意する。
(1) 事前に、管理者の承認を得てから廃棄する。
(2) 帳票の内容を読み出せないよう焼却、裁断、熔解等により廃棄する。
(3) 廃棄状況を帳票管理簿に記録して管理者へ報告する。
(帳票受渡管理方法)
第7条 管理者は、次の各号に掲げる項目を記録するための帳票受渡管理簿を作成し、帳票を利用する際、職員に必要項目を記録させる。
(1) 帳票名
(2) 利用者
(3) 利用目的
(4) 利用月日
(5) 返却予定月日
(6) 利用場所
(7) 返却月日
(8) 管理者の確認
2 職員は、帳票を持ち出す場合に、次の項目に留意する。
(1) 帳票受渡管理簿に必要事項を記録して管理者の承認を得ること。
(2) 利用中は、保管場所と同等の安全を確保し、権限のない者が閲覧等可能な場所に放置しないこと。
(3) 原則として、複写は行わないこと。
(4) 帳票の盗難又は紛失時には、直ちに管理者へ報告すること。
(5) 返却の際、帳票受渡管理簿に必要項目を記録して管理者へ報告すること。
(帳簿管理の実施状況確認)
第8条 管理者は、月に1回以上、帳票の管理実施状況を次の項目について確認し、その結果を記録しておくこととする。
(1) 帳票管理簿に必要項目が記録されていること。
(2) 帳票管理簿が現況と一致し、紛失等がないこと。
(3) 出力装置が、来庁者等に出力された帳票を見られないよう設置されていること。
(4) 帳票及び帳票保管庫の鍵が施錠保管されており、権限のない者が閲覧等可能な場所に放置されていないこと。
(5) 廃棄状況の記録が残っていること。
附則
この要綱は、公布の日から施行する。