2　前項の番号は、毎年1月から起こし、暦年により更新するものとし、同一事業に係るものは同一番号をつけ、事業が2年以上にわたるものには、最初の年度を記号に冠しなければならない。

2　勤務時間外に到達した文書は、当直者を経て、総務課が受領する。

3　料金未納又は不足の文書については、公務と認められるもの及び総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、受け取ることができる。

2　次に掲げる特殊文書は、開封せず、封筒又は余白等に受付印を押して特殊文書整理簿(様式第4号)に登載し、名宛人又は課長に配付しなければならない。ただし、配付先が不明なときは、判明するまでの間、総務課長が保管するものとする。

2　書留は名あて人に配付し、特殊文書整理簿に受領印を徴する。

3　金券等は課長に配付し、金券等授渡簿に受領印を徴する。

4　複数の課に関係のある文書は、最も関係の深い課に配付する。ただし、その軽重が分かち難いときは、町長の指示を受け、配付先を決定する。

5　各課は、総務課から配付された文書を発収件名簿(様式第5号)に登載し、当該文書の受付番号等を記入する。

6　各課が配付を受けた文書で、その主管に属さないものがあるときは、直接他の課に転送することなく、総務課に返付しなければならない。町の所管に属さない文書は総務課に返付し、総務課が返送又は転送の手続をとる。

7　官報及び県公報は、総務課で管理及び保存する。この場合において、町に関係した記事その他主要なものが掲載されているときは、町長及び副町長の閲覧に供する。

2　文書の処理は、速やかに行わなければならない。期限のあるもので、その期限内に処理することができないときは、あらかじめ期限を予定して、上司の承認を受けなければならない。

3　課長は、文書の処理が遅延することのないよう重要、緩急の度合を考慮し、常に事務の調整を図らなければならない。

2　事案の処理は、起案書(様式第6号)に処理案を記載し、かつ、決裁を受けなければならない。ただし、軽易なもの、閲覧にとどめるもの及び定例に属するものについては、決裁枠印(様式第7号)による決裁欄を設けて処理をすることができる。

3　起案書は平易かつ簡潔に記載しなければならない。

4　重要又は異例に属する事案にあっては、伺、根拠法令その他参考事項を処分案の前に記載しなければならない。

5　事案に係るすべての関係書類及び同一事案に係る起案書は、起案書に添付しなければならない。

6　特別の取扱いを要する回議には、その種別を重要、秘、親展、至急、速達、電報、書留、はがき、例規等上部欄外に朱書をもって表示しなければならない。

2　回議は、起案者自らしなければならない。ただし、定例又は軽易なものについては、この限りでない。

2　次に掲げる事案は、総務課に合議しなければならない。

3　出納その他会計事務に関する事案は、会計管理者に合議しなければならない。

4　合議を受けた課において処理案について異議があるときは、担当課と協議して修正することができる。

5　前項の場合において協議が整わないときは、意見を記載した付せんを起案用紙に添えて上司の指揮を受けなければならない。

6　事案が廃案となり、又は重大な変更を受けたときは、担当課は、合議した課にその旨を通知しなければならない。

2　各課では、発収件名簿に、文書記号、番号及び発送日等所要事項を記入し、発送日の退庁1時間前までに総務課へ送付する。

3　決裁文書には、施行年月日を記入し、発送する文書との間に契印を施すものとする。ただし、事件の軽易なものは契印を省略することができる。

2　掲示を行う施行文は、条例、規則、告示、訓令等番号簿に登載しなければならない。

2　各課は、次に示す事由が生じた場合は、文書分類表変更届(様式第8号)を用いて細分類項目の追加を検討し、その内容を総務課に申請しなければならない。

3　各課は、次に示す事由が生じた場合は、総務課と協議し、大分類項目、中分類項目及び小分類項目の変更を検討しなければならない。

4　総務課は、前2項に定める変更内容を確認し、番号設定等を調整した上で、新たな文書分類表を各課に提示する。

2　文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。

3　簿冊の保存年限は、綴じ込まれている文書の保存年限のうち最長の保存年限を適用する。

2　新たに簿冊を作成するときは、次に掲げる事項を設定しなければならない。ただし、常用簿冊についての第2号及び第3号の設定は、当該簿冊が完結した時に行う。

3　簿冊には、前項に掲げる事項及び所属名を表示したタイトルラベル(様式第9号)を貼付しなければならない。

2　事件が2年以上にわたるものについては、完結した年又は年度に帰する文書として編集する。

3　文書に添付された図面、資料等で当該簿冊に編集することが困難なものは、適宜袋若しくは箱に入れ、又は結束して別簿冊とし、関係簿冊にはその旨を記載する。

2　文書の保管は、次に定めるところによる。

2　各課に割り当てられた書庫の管理は、各課が行う。

3　簿冊は、同一完結年度ごとにまとめ、文書分類記号番号の順に書棚に並べる。

2　総務課は、廃棄簿冊の処分について、焼却、裁断、再資源化等適切な方法で、処理、処分に関する指揮を執る。

3　町史編さん担当者は、本条に定める文書の廃棄において、町史編さんのための資料が誤って廃棄されることのないよう配慮しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成18年3月31日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日の前日までに、合併前の日和佐町文書管理規程(平成15年日和佐町規程第3号)又は由岐町役場処務規則(昭和31年由岐町規則第1号)の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

この告示は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年9月1日から施行する。

この訓令は、平成22年10月1日から施行する。

この告示は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。